감사인 자료 요청 목록을 처음 받으면 대부분 당황합니다. 재무제표와 원장은 세무사에게 받으면 되는데, 계약서와 이사회 의사록은 왜 필요한지부터 모르겠습니다.
먼저 정리하면, 요청받은 자료는 원칙적으로 모두 제공해야 합니다. 문제는 주느냐 마느냐가 아니라 어떻게 주느냐입니다.
감사인 자료 요청에 응하지 않으면 어떻게 되나
감사인은 충분하고 적합한 감사증거를 확보해야 의견을 표명할 수 있습니다. 회사가 자료를 제공하지 않으면 그 부분에 대한 증거를 얻을 수 없고, 이를 감사범위제한이라고 합니다.
범위제한이 발생하면 그 영향의 정도에 따라 한정의견이 표명되고, 영향이 광범위한 경우 의견거절에 이릅니다. 적정의견이 아닌 감사보고서는 금융기관 여신 심사, 입찰 참가, 투자 유치에서 곧바로 문제가 됩니다.
제출 여부가 회사의 재량인 것도 아닙니다. 외부감사법 제21조 제1항은 감사인이 회계에 관한 장부와 서류를 열람 또는 복사하거나 자료의 제출을 요구할 수 있고, 회사는 지체 없이 이에 따라야 한다고 정하고 있습니다.
자료 제출을 미루거나 일부만 내는 것이 회사에 유리하다고 판단하는 경우가 있는데, 실제로는 반대입니다.
요청 자료는 두 종류로 나뉜다
첫 감사에서 실무가 막히는 지점은 정해져 있습니다. 자료의 출처에 따라 갈립니다.
세무사에게서 나오는 자료는 대개 문제없이 넘어갑니다. 재무제표, 계정별원장, 분개장, 잔액명세서가 여기 해당합니다. 기장을 맡기고 있다면 요청해서 받으면 끝나는 자료입니다.
회사에서만 나오는 자료에서 문제가 생깁니다. 계약서, 이사회·주주총회 의사록, 정관, 조직도, 취업규칙, 지출승인 문서, 각종 조회서가 여기 속합니다. 담당자가 직접 찾아 정리해야 하는데, 왜 필요한지 모르는 상태로 파일만 전달하는 경우가 많습니다. 계약서를 요구하는 이유는 감사인은 왜 계약서를 요구하는가에 따로 정리해 두었습니다.
기계적으로 전달하면 생기는 일
요청 목록을 받고 해당 파일을 그대로 압축해 보내면, 감사인은 열어본 뒤 다시 묻습니다. 이 계약의 매출 인식 시점은 언제인지, 이 의사록의 차입은 어느 계정에 반영되었는지, 이 지출은 누구의 승인을 거쳤는지.
회사는 다시 찾아 답하고, 감사인은 또 묻습니다. 이 왕복이 반복되면 감사 기간이 길어집니다.
제출할 때 지켜야 할 세 가지
자료에 맥락을 붙입니다. 계약서를 보낼 때 어떤 거래에 해당하는지, 장부의 어느 계정과 연결되는지를 한 줄이라도 적어두면 되묻는 횟수가 줄어듭니다.
없는 자료는 이유를 함께 적습니다. 자료가 애초에 작성되지 않은 것과 보관 기간이 지나 폐기된 것은 다른 문제입니다. 감사인은 없다는 사실보다 왜 없는지를 봅니다. 없다는 답만 보내면 확인할 방법이 없어 범위제한으로 판단할 수 있습니다.
제출 이력을 관리합니다. 언제 무엇을 보냈는지 기록해두면 감사 종료 시점에 무엇이 남았는지 파악할 수 있고, 다음 해 감사에서 준비 시간이 크게 줄어듭니다.
자주 묻는 질문
감사인이 요청한 자료가 회사에 없으면 어떻게 하나요?
없다고 회신하되 없는 이유를 함께 설명해야 합니다. 작성되지 않은 것인지 폐기된 것인지에 따라 감사인의 후속 절차가 달라집니다. 이유 없이 없다고만 하면 감사인은 확인할 방법이 없어 범위제한으로 처리할 수 있습니다.
자료 제출이 늦어지면 어떻게 되나요?
감사 일정이 지연되고 결산 공시 일정에 영향을 줄 수 있습니다. 제출이 어려운 사정이 있다면 미리 알리고 일정을 협의하는 편이 낫습니다. 감사인도 대체 절차를 준비할 시간이 필요합니다.
영업 기밀이 담긴 계약서도 제출해야 하나요?
감사인은 외부감사법상 비밀유지 의무를 부담하며, 감사 목적으로 확인한 정보를 외부에 공개할 수 없습니다. 단가나 거래 조건이 특히 민감하다면 열람 방식을 감사팀과 미리 협의하시면 됩니다.
글의 내용은 일반적인 기준입니다. 실제 판단은 회사의 거래 구조와 자료 상태에 따라 달라집니다. 개별 사안 확인이 필요하시면 상담문의에 남겨주시면 됩니다.