감사가 시작되면 거래처와 은행 앞으로 편지가 나갑니다. 회사가 보내는 것이 아니라 감사인이 직접 보냅니다.
감사 조회서입니다. 회신도 회사를 거치지 않고 감사인에게 바로 도착합니다. 처음 감사를 받는 회사에서 가장 많이 묻는 절차이기도 합니다.
조회서는 왜 회사를 거치지 않고 보내나?
회사를 거치는 순간 그 자료의 증거 가치가 사라지기 때문입니다. 조회서의 목적은 회사가 만든 장부를 회사 밖의 제3자에게 직접 확인받는 것입니다. 회사가 발송하거나 회신을 대신 받아 전달하면, 감사인이 확인한 것은 결국 회사가 준 자료가 됩니다.
그래서 감사 조회서는 감사인이 직접 발송하고 회신도 감사인에게 직접 도착하도록 합니다. 회사를 못 믿어서가 아니라 절차의 성격이 그렇습니다. 회사가 개입한 조회 결과는 감사증거로 쓰기 어렵습니다.
감사 조회서는 어떤 종류가 나가나?
주로 네 가지입니다.
- 금융기관 조회서: 예금 잔액, 차입금 잔액과 이율, 담보 제공과 지급보증 내역
- 채권·채무 조회서: 매출처와 매입처를 상대로 결산일 현재 잔액 확인
- 변호사 조회서: 진행 중인 소송과 예상되는 결과, 우발부채 관련 사항
- 재고 보관 조회서: 외부 창고나 위탁처에 보관 중인 재고 수량
금융기관 조회서에서 담보와 지급보증을 함께 묻는 것이 중요합니다. 재무제표 본문에는 나타나지 않지만 주석 공시 대상이 되는 항목이라, 회사가 인지하지 못한 약정이 여기서 드러나는 경우가 있습니다.
회사는 무엇을 해야 하나?
정확한 발송 정보를 주시는 것이 회사의 몫입니다. 조회서가 늦어지는 원인은 대부분 주소나 담당자 정보가 최신이 아니어서입니다.
- 거래처의 담당 부서와 담당자, 주소를 확인해 주십시오. 폐업하거나 담당자가 바뀐 곳은 미리 알려 주시면 좋습니다.
- 거래처에 조회서가 갈 것이라는 사실을 미리 알려 주시면 회신이 빨라집니다. 내용을 협의하라는 뜻이 아니라 발송 사실만 안내하는 것입니다.
- 금융기관 조회는 회사의 동의나 신청이 필요한 경우가 있으니 절차를 미리 확인하십시오.
외부감사법 제21조는 감사인이 회계에 관한 장부와 서류를 열람 또는 복사하거나 자료 제출을 요구할 수 있고 회사는 지체 없이 따라야 한다고 정하고 있습니다. 조회 절차에 대한 협조도 이 범위 안에 있습니다.
회신이 오지 않으면 어떻게 되나?
감사인이 대체 절차로 넘어갑니다. 채권 조회서 회신이 없으면 결산일 이후의 입금 내역이나 세금계산서, 거래명세서로 잔액을 확인하는 식입니다.
다만 대체 절차로도 확인이 안 되면 그 부분은 확인하지 못한 것으로 남습니다. 금액이 크고 그런 항목이 쌓이면 감사의견에 영향을 줄 수 있습니다. 회신율이 낮을 것 같은 거래처가 있다면 미리 알려 주시는 편이 낫습니다. 자료 요청 전반의 원칙은 감사인이 요청하는 자료, 어떻게 줘야 하나에 정리해 두었습니다.
자주 묻는 질문
거래처가 잔액이 다르다고 회신하면 문제가 되나요?
차이 자체가 문제는 아닙니다. 결산일 전후의 인식 시점 차이나 미착 재고, 반품 처리 때문에 차이가 나는 경우가 많습니다. 감사인은 차이 원인을 확인하고 조정이 필요한지 판단합니다. 회사가 차이 내역을 함께 설명해 주시면 절차가 빨라집니다.
거래처에 감사받는 사실이 알려지는 것이 부담스럽습니다.
조회서는 잔액 확인을 요청하는 문서일 뿐 회사의 재무 상태를 알리는 문서가 아닙니다. 외부감사를 받는다는 사실 자체는 감사보고서 공시로 확인되는 정보이기도 합니다. 특정 거래처와의 사정이 있다면 감사팀에 미리 말씀하시고 방법을 협의하시면 됩니다.
조회서를 회사가 대신 받아 전달하면 안 되나요?
그렇게 하면 감사증거로 쓸 수 없습니다. 회신 경로가 회사를 거치는 순간 제3자 확인이라는 성격이 없어지기 때문입니다. 거래처가 회사로 보냈다면 그 사실을 알려 주시고, 감사인이 다시 회신을 받도록 하는 것이 맞습니다.
글의 내용은 일반적인 기준입니다. 실제 판단은 회사의 거래 구조와 자료 상태에 따라 달라집니다. 개별 사안 확인이 필요하시면 상담문의에 남겨주시면 됩니다.