조사 현장에서 가장 당황스러운 순간은 조사관이 서류 상자나 하드디스크를 가져가겠다고 할 때입니다. 거절하면 조사를 방해하는 것이 되는지, 내주면 언제 돌려받는지 판단이 서지 않습니다. 장부 일시보관이라고 부르는 절차이고, 국세기본법 제81조의10이 이 상황을 정하고 있습니다.
원칙은 “가져갈 수 없다”
조문의 제목부터 장부등의 보관 금지입니다. 세무공무원은 세무조사의 목적으로 납세자의 장부와 서류를 세무관서에 임의로 보관할 수 없습니다. 조사는 원칙적으로 납세자의 사업장에서 이루어진다는 전제가 깔려 있습니다.
예외가 장부 일시보관입니다. 법이 정한 사유에 해당할 때, 조사 목적에 필요한 최소한의 범위에서, 납세자의 동의를 받아 일시적으로 보관할 수 있습니다. 동의 없이 가져가는 것은 예외에도 해당하지 않습니다.
서류 두 장을 확인한다
절차가 문서로 정해져 있습니다.
- 일시보관 동의서 — 납세자가 작성해 제출합니다
- 일시보관 증명서 — 세무공무원이 교부합니다
증명서에는 무엇을 얼마나 보관하는지가 특정돼야 합니다. “서류 일체”처럼 범위가 뭉뚱그려진 상태로 넘기면 나중에 무엇이 반환됐는지 확인할 방법이 없습니다. 상자 단위가 아니라 목록 단위로 적는 것이 실무에서 가장 중요한 부분입니다.
장부 일시보관, 어떻게 돌려받나
납세자가 반환을 요청하면 세무공무원은 요청일부터 14일 이내에 반환해야 합니다. 조사에 지장이 있다는 등의 사유로 기간이 달라질 수 있는 경우가 있으므로, 반환을 요청할 때는 요청 사실과 날짜가 남도록 서면으로 하는 편이 안전합니다.
돌려받기 전까지 회사 업무가 멈추지 않으려면 사본을 확보해 두어야 합니다. 원본을 내주더라도 사본과 목록이 있으면 회계·급여·거래처 대응이 끊기지 않습니다.
실무에서 지킬 순서
- 어떤 사유로 일시보관이 필요한지 근거를 묻습니다
- 범위를 조사 대상 세목·과세기간과 관련된 것으로 좁힙니다
- 목록을 작성하고 사본을 만든 뒤 동의서와 증명서를 주고받습니다
- 보관 기간 중 필요한 서류가 생기면 반환을 요청합니다
자료 요구의 범위를 다투는 기준은 내야 하는 자료는 어디까지인가와 같습니다. 조문은 국세기본법에서 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
동의를 거부하면 불이익이 있나요
동의는 법이 요구하는 요건이므로 거부 자체가 위법은 아닙니다. 다만 정당한 이유 없이 조사를 거부·방해하는 것으로 평가되지 않도록, 거부가 아니라 범위를 좁히고 사본으로 갈음하는 방향으로 협의하는 편이 낫습니다.
컴퓨터 파일도 대상인가요
전자적 형태의 자료도 장부·서류에 포함될 수 있습니다. 어떤 파일을 어떤 범위로 복제하는지가 종이 서류보다 모호해지기 쉬우므로, 범위와 목록을 더 꼼꼼히 남겨야 합니다.
돌려받은 자료가 일부 빠져 있으면
증명서의 목록과 대조해 즉시 확인을 요청해야 합니다. 목록이 부실하면 이 확인 자체가 불가능해지므로, 넘길 때의 기록이 결국 돌려받을 때의 근거가 됩니다.